אין כמעט תחום בחיים העסקיים, הארגוניים, והפרטיים, שיחסי "עלות התועלת" אינם עולים לדיון או לבחינה בתדירות כזו או אחרת, הבדיקה היא האם יחס עלות התועלת הוא חיובי, שלילי, או מתאים. במקרים רבים התהליך הוא טבעי ואוטומטי ומתבצע בשברירי שנייה במוחנו. הנושא צץ מידי פעם כאשר נדרשים לבצע השקעות ופרוייקטים בתשתיות ארגוניות, מבניות טכנולוגיות ואחרות.
ברוב המקרים המושג השכיח יהיה מה עלות התועלת. במאמר הזה ננסה להציג התייחסות מנקודת "תועלת העלות". האם "עלות התועלת" זהה ל"תועלת העלות" ?
לפני שנענה על השאלה וננסה להבין מספר מונחים ונניח מספר הנחות הקשורות לנושא.
הגדרות:
תפוקה – התוצרת המתקבלת מגורם או מפעילות כלשהיא.
גורם עלות – תהליך או ופעילות הנושאים עלות והאמורים לספק תוצרת .
C=עלות – המחיר שאנו משלמים לגורם העלות, המחיר יכול להיות גשמי או רוחני או אחר.
.
U=תועלת- רווח או יתרון המופק מהתפוקה, התועלת יכולה להיות גשמית או רוחנית או אחרת.
יחידות התועלת האפשריות הן כסף או יחידות המרה מדידות שוות כסף כגון: משקל, שטח, זמן, עובדים, או יחידות פחות מדידות כגון מוניטין,יוקרה,שביעות רצון,סטאטוס.
U/C = העלות ליחידת תועלת (השאיפה להקטין).
C/U = התועלת ליחידת עלות (השאיפה להגדיל).
היחסים המוצגים אינם ניתנים תמיד למדידה מדויקת, אך הם מחדדים את תשומת הלב הניהולית לנסות ולבחון הן תועלות המופקות מעלויות והן עלויות המפיקות תועלות.
להלן מס' הנחות לצורך הבנת הנושא
הנחה מס' 1: "לכל תועלת יש עלות"
הנחה מס' 2: " לא לכל עלות יש תועלת"
הנחה מס' 3:" התועלת היא ערך חיובי והעלות ערך שלילי"
הנחה מס' 4: "העלות אמורה לממן פעילות או תהליך המהווים צורך אמיתי או מדומה האמורים לספק תועלת"
הנחה מס' 5: ,התועלת היא לעיתים סובייקטיבית ולא ברורה או מזוהה בוודאות, או/ו משויכת לעלות שיצרה אותה.
הנחה מס' 6: העלות היא לרוב אובייקטיבית אך לעיתים לא מזוהה או/ו לא משויכת לתועלת המופקת.
הנחה מס' 7: "את העלות קל יותר לזהות ולכמת מאשר את התועלת".
הנחה מס' 8: הן העלות והן התועלת עשויות להיות גלויות או סמויות ,ישירות או עקיפות, מקדימות או מאחרות.
הנחה מס' 9: תועלת נבחנת בהתייחס לנהנים (ארגון או אדם), ובהתייחס לתהליך או הגורם המקיימים אותה.
הנחה מס' 10: גורם עלות אחד עשוי להפיק יותר מתועלת אחת.(מרובה תועלת)
הנחה מס' 11: תועלת אחת עשויה להתקבל ממספר גורמים או תהליכים.(שילוב עלויות).
הנחה מס' 12 התועלת עשויה להיות מלאה או חלקית.(תועלת בחסר).
הנחה מס' 13 העלות והתועלת אינן מתממשות בהכרח על אותה נקודת זמן.
נסכם את היחסים כך:
עלות התועלת – היא מה וכמה הוא המחיר שאנו משלמים עבור התועלת שאנו מקבלים.?
ככל שהעלות נמוכה מהתועלת התוצאה טובה יותר.
ביחס זה הגורם הנבדק היא העלות כאשר התועלת ידועה פחות או יותר.
תועלת העלות – היא מה וכמה היא התועלת שאנו מקבלים עבור המחיר שאנו משלמים?
ככל שהתועלת גבוהה מהעלות התוצאה טובה יותר.
ביחס זה הגורם הנבדק היא התועלת כאשר העלות ידועה פחות או יותר.
האם שני היחסים זהים ?
שני היחסים מתייחסים לאותו תבחין, ההבדל הוא על מה מסתכלים קודם ועל מה שמים דגש על העלות או על התועלת.
התשובה תלויה במרכיבי העלות והתועלת, בגורם הנהנה מהתועלת ובגורם הממן את התועלת, בתהליך יצירת יחסי עלות תועלת, ביכולת המדידה של שני הגורמים, בסיטואציה שבה היחסים בין העלות והתועלת נבדקים, בשיקולים האובייקטיבים והסובייקטיביים של העוסקים בעניין, בשיקולים פוליטיים של בעלי עניין.
בניתוח אירועי עבר או בניתוח מצב קיים העלות די ברורה וידועה, לעומתה התועלת הנובעת מהעלות, לא בהכרח ברורה, בהיותה קשורה לגורמים שלא תמיד ניתן לזהות ולשייך את הקשר ביניהם ואת עוצמת השפעתם על התועלת.
הערכה של תועלת ועלות עתידיים תלויה מאד בסוג התהליך, אשר ממנו התועלת אמורה להיות מופקת ובציר הזמן של בצוע התהליך, תהליכים ארוכים ומורכבים, עלולים לגלוש לעלויות גבוהות מהמתוכנן בשל שינויים לא נשלטים (כלכליים פוליטיים ואחרים) והתועלות בפועל, עלולות להיות נמוכות מהצפוי (תחזיות שגויות, שינוי מגמות,תנאי תחרות שונים) , במצב דברים שכזה יחס העלות התועלת הסופי יהיה שונה מאד מהחזוי (העלות גדלה והתועלת ירדה).
דוגמאות:
מטרת תהלכי ייעול וחסכון המטרה היא צמצום עלויות בגין התועלת , מאחר והעלות ידועה או נתפסת כידועה, היחס שייבדק הוא תועלת העלות , כלומר איזה תועלת מתקבלת מהעלות הקיימת והמתוכננת להצטמצם או להתבטל ?, ידיעת התועלת מאפשרת לבדוק "מה נפסיד מהחיסכון שנרוויח" בשלב זה יתכן ונגלה שלא נפסיד הרבה או להיפך, ארגונים מוסיפים לגופם עלויות ו"תועלות" מיותרות שמתגלות בזמנים שהארגון נדרש לחסכון ולייעול, לעיתים תהליכי הייעול כוללים הגדלת התועלת המתקבלת ללא שינוי בעלות הקיימת, גם המשמעות של תהליך זה היא למעשה שיפור היחס של תועלת העלות.
בתהליכי התרחבות וצמיחה המטרה היא הגדלת תועלות, מאחר והתועלות הנדרשות או המבוקשות מסתמכות על צורך או אמונה בצורך, היחס שייבדק הוא עלות התועלת כלומר כמה תעלה לנו התועלת הנדרשת או המבוקשת העתידית.
לדוגמה: בהטמעת מערכת טכנולוגית מורכבת, התועלות הצפויות בגין ההטמעה עשויות להיות נמוכות מהצפוי ולהתקבל במועד מאוחר מהמתוכנן, ולעומתן העלויות עלולות להיות: מידיות גבוהות, ומתמשכות מהמתוכנן בגין קשיים בתהליך ההטמעה, במצב שכזה עלות התועלת בפועל תהיה גבוהה מהחזוי ותכלול גם גידול בעלות וגם קיטון תועלת.
לסכום: שני חברים ישבו במסעדה אכלו ארוחה זהה ושלמו עבורה סכום זהה, אחד נהנה מאד מהאוכל ולגביו תועלת העלות הייתה גבוהה, חברו לא נהנה מהאוכל ולגביו עלות התועלת הייתה גבוהה, אותו אירוע, אותה עלות, אבל תועלות סובייקטיביות שונות , החבר שנהנה הדגיש את התועלת, החבר שלא נהנה הדגיש את העלות.
בדיון עסקי העוסק בנושא השקעות נדרשות בפרוייקטים בתחומי פתוח /שיווק/ תפעול עשוי להתפתח המצב הבא:
מצדדי הצורך בבצוע הפרויקט ישימו דגש על התועלת הצפויה בגין העלות, לגביהם התועלת הצפויה היא צורך שמצדיק את העלות.
מנהלי כספים וגורמי מימון ישימו דגש על העלות הנדרשת למימון התועלת, לגביהם העלות ודאית, והתועלת הצפויה עשויה להראות כלא ראלית או לא בטוחה ולכן אין צידוק לקיום הפרויקט. עשוי להתקיים ויכוח מקצועי ואמוציונלי בין שני הצדדים. סביר ששני הצדדים יגיעו לדיון מוכנים וערוכים לקרב וינסו לשכנע בצדקתם. מי צודק ?.
שני הצדדים צודקים, כולם מסתכלים על אותם המספרים, אך משני קצוות שונים בתחומי האחריות בהם הם פועלים ונמדדים. ובדיספצלינות המקצועיות השונות.