התייעלות, חיסכון, וקיצוצים, שלושת המונחים שצוינו נתפסים בעיני רבים כזהים במהותם, ומציינים פעולות ומהלכים שמטרתם לשפר את מצב העסק על ידי הוזלות שיביאו לשיפור רווחים, ולשיפור כושר התחרות העסקי, או להארכת משך הזמן לשרוד בשוק. האם שלושת הפעולות זהות ורק הטרמינולוגיה שונה ?.
ראשית נסביר כל מונח וננסה להבין את השפעתו על המערכת כאשר הוא מבוצע.
בכל עסק העלות אמורה לייצר תועלת או תפוקה או במילים אחרות ערך, כלומר לכל ערך יש עלות, עלות ללא ערך היא מיותרת ומלכתחילה אין לה זכות קיום.
התייעלות – פעילות מוגדרת כהתייעלות כאשר מצליחים להגדיל את התפוקה או התועלת המופקת מהעלות, או שהתפוקה גדלה ביחס גבוה מהגידול בעלות המפיקה את התועלת. אפשרות אחרת כאשר מצליחים להוזיל את העלות בלא לפגוע בתועלת. היעילות הגבוהה ביותר מושגת, כאשר מצליחים להגדיל את התפוקה או התועלת, ובמקביל גם להוזיל את העלות.
התייעלות אמתית לאורך זמן מצריכה חשיבה וניתוח של פעילויות ובדיקת חלופות, שימוש בטכנולוגיות חדשות או/ו בתהליכים שונים או/ו בחומרים שונים, בדיקת אפשרות שימוש במיקור חוץ מלא או חלקי, אתור ספקים איכותיים וזולים, שיפור תהליכי ניהול וייצור, שימוש במערכות מידע , פישוט תהליכים ארגוניים והשבחת ההון האנושי, השגת מקורות מימון זולים יותר, והתאמה שוטפת של צורכי הארגון לסביבה העסקית הקרובה והרחוקה ועוד.
כל הפעולות שצוינו אינן מתבצעות ביום אחד, הן מתבצעות במערכות ארגוניות ועסקיות אשר רואות ביעילות אורח חיים ומתנהלות בהתאם, בדומה לנהג שעוקב אחרי הדרך ולא נדרש לעצירות פתאום או לסיבובים חדים, הכול תחת שליטה.
חסכון – פעולת חסכון מתחילה לרוב מנקודת מבט על התועלת שנוותר בגין החיסכון בעלות שמזינה אותה. פעולות חיסכון הן פעולות של מניעת הוצאות בגין תועלת ה"נתפסת כמיותרת", וככזו שניתן לוותר עליה. כלומר חסכון בעלות ההשקעה משמעה ויתור מודע בתועלת הצפויה. לעיתים השקעות נדרשות והכרחיות להצלחת העסק בעתיד, אינן מבוצעות בשל סדרי עדיפות ומחשבה צרה, אשר איננה מזהה את חשיבות ועוצמת הצורך. בנוסף ניתן לציין חוסר בטחון, חוסר מעוף, וחוסר אמונה בתוצאות הצפויות בגין ההשקעה. פעולת חסכון כזו איננה התייעלות נהפוך הוא, "חסכון " כזה עשוי להיות קריטי לעתיד העסק . אי השקעה בטכנולוגיות בענף שהטכנולוגיה היא ליבת העסק עלולה להיות מכת מוות לעסק, אי השקעה בפתוח מוצרים, בפתוח שווקים, במערכות מידע ושליטה, ובהון האנושי יגרמו לניוון עסקי, כך ש"הרווח" של ה"חיסכון", עתיד להתברר כהפסד ענק.
מניעת בזבוז – "חסכון" של עלויות שלא מייצרות לעסק תועלת אמיתית או ערך, הן לטעמי תיקון טעויות שלא היו צריכות להיות מלכתחילה, ולא התייעלות אמיתית, הדבר דומה לתקון דליפת מים מברז פגום, המים שדלפו לא סיפקו שום צורך או תועלת, הם יצרו בזבוז של עלות, תיקון הדליפה איננה יעילות, זו הפסקת הרשלנות שמלכתחילה לא הייתה צריכה להיות, כלומר מניעת בזבוז. הדבר אופייני בארגונים שנקלעים לבעיות, ונאלצים לבדוק מה קרה ומה נדרש לעשות, ואז מגלים רשלנות עסקית מצטברת ומכריזים על "פעולות ייעול" וחסכון, אשר כל משמעותן למעשה, הן תיקון הנזקים שנגרמו במהלך השנים. במנגנון הציבורי זהו מצב שכיח.
"קיצוצים" – המונח קיצוצים נתפס כמונח "חזק" ומשמעותו לעיתים רבות חיתוך העלויות ללא אבחנה, התוצאה היא שברוב המקרים, מקצצים את העלות יחד עם התועלת או הערך המופק מהעלות המקוצצת, זהו מהלך שעלול לגרום לעסק נזק גדול ביותר. לעיתים עוצמת הנזק מתבררת במועד מאוחר יותר, ובמצב שכזה יתכן והנזק יהיה בלתי הפיך. קיצוצים מתבצעים לרוב תחת לחץ זמן, באופן היסטרי וללא בדיקה מעמיקה, מכיוון שנדרש להשיג ולהציג, הישג מידי של עלויות נמוכות ככל האפשר על ציר זמן מינימלי. "המקצץ " בדרך כלל כבר לא יהיה בעסק, כאשר יתחילו להופיע סימני הנזק שגרם הקיצוץ.
קיצוצים מתחילים תמיד עם בדיקת העלות שתיחסך, כי המטרה היא חסכון בעלות, לעתים רבות נשכחת התועלת שנובעת מהעלות. לעתים התועלת לא ישירה ומופיעה במספר מקומות ולא תמיד בודקים לעומק. לכן למזעור נזקים, חייבים לבדוק מול העלות המקוצצת, את התועלת שתקוצץ, ולחפש פתרונות חלופיים לתועלת שתאבד.
יש לדעת שלא כל התועלות המופקות מאותה עלות הן שוות ערך לארגון העסקי. לעתים תועלת שנתקבלה מעלות נמוכה יחסית, תעלה הרבה יותר כאשר אותה תועלת תושג ממקור אחר.