בשנות עבודתי כיועץ לניהול עסקי, נתקלתי בלא מעט מקרים שבעלי העסק נתנו לי תיאור של מצב העסק, שהיה שונה מאד מהרושם שאני קיבלתי. ככל שהעמקתי יותר והצגתי נתונים שאספתי, בעל העסק עדיין נאחז בעמדותיו הסביר וניסה לשכנע, שהמצב בפועל הוא לא כמו שעולה מהממצאים שנאספו.
למרות שבעל העסק יזם את תהליך הייעוץ, הוא ניסה להיאחז "ולהצדיק" קיום תופעות שונות ומשונות הקיימות בעסק. לעיתים התווספה הערה רפה לא מחייבת של נטילת אחריות אישית, אך בהמשך לדבריו ניתנו תירוצים והסברים להיווצרות המצב בשל סיבות אחרות: הבנקים, המצב בשוק, העובדים, המתחרים שמורידים מחיר, הספקים שמעלים מחיר, הייבוא הזול, ועוד.
הצעד הראשון לשיפור תוצאות עסקיות הוא נטילת אחריות אישית מלאה על המצב ע"י בעלי/מנהלי העסק.
לכל שאר הגורמים שצוינו יכולות להיות השפעות על התוצאות ברמות שונות, אך כל הגורמים שצוינו הם חלק ממציאות שמשפיעה על כל המתחרים בענף, ויש לקחת זאת בחשבון.
במקרים רבים, העסק מתרגל לחיות עם תופעות שונות, משלים עם קיומם ומתאים את עצמו לתופעה. (בדומה לאדם המסגל לעצמו הליכה משונה בשל נעליים לוחצות או לא מתאימות)
לעיתים בעלי העסק אינם ערים להתהוות "סדקים קטנים" המעידים על התנהלות בעיתית. במקרים רבים "פותרים את הבעיה" בנוסח "כך זה אצל כולם".
יש לזכור שגם אם העסק מרוויח עשויות להיות בעיות, לעיתים הרווח הפוטנציאלי שלא מומש גבוה בהרבה מהרווח שמומש, האם זו לא בעיה?
לרוב בעלי העסקים הקטנים יש ידע מקצועי רב בתחום שבו הם עוסקים, אך חסרה הראייה הניהולית, וניסיון ניהולי ראוי. במקרים רבים מתווספים לכך הערכת יתר עצמית ואגו. לרוב בעלי העסקים הקטנים חסרה "הראייה הניהולית" העסקית.
ראייה ניהולית: שילוב בין "ראייה מערכתית", "ראיית המטרה", "ראיית התוצאה".
ראייה מערכתית היא תובנה שעסק הינו מערכת עסקית שרכיביה קשורים זה בזה, וכפועל יוצא משפיעים ומושפעים זה מזה. ראייה מערכתית מאפשרת לזהות ליקויים ולצפות כשלים צפויים כתוצאה מליקוי נקודתי בתת מערכת , הזיהוי המוקדם והבנת המשמעות מאפשרים טיפול מקדים ומניעת נזק עתידי גדול.
ראיית המטרה היא היכולת לקשר בכל החלטה משמעותית, את ההשפעה על הדרך והכוון להשגת המטרות העסקיות
ראיית התוצאה היכולת למקד את תשומת הלב והחשיבות הנדרשת לכל אירוע, ולהפריד בין חשוב וטפל בין דחוף ולא דחוף. להעריך לבקר ולנתח את התוצאות בקנה מידה נכון וריאלי.
"תוצאות עסקיות"
תוצאות עסקיות נבחנות בערכים כמותיים, השורה התחתונה באה לידי ביטוי ברווח בש"ח האמור להיות בחשבון הבנק. כידוע הרווח נגזר מהמכירות וסה"כ סוגי ההוצאות אשר יצרו את המכירות.
פרמטר הרווח/הפסד בלבד איננו מספק את כל המידע הניהולי הנדרש לניהול עסקי. חשוב לדעת ולהבין בעיקר איך, מתי, ולמה נוצר הרווח או ההפסד.
יש חשיבות להשוואת בצועים לתקופות מקבילות בעבר, להשוואה מול תחזית, להשוואה על ציר זמן רציף , להשוואה מול מה מקובל בענף. יש לנתח מכירות ורווחיות בחתכי לקוחות (מגזרים, ענפים, סוגים ועוד) ומוצרים (קווי מוצר, משפ' מוצר ועוד), התווספות לקוחות ונטישת לקוחות, עלות תחזוקה ושימור לקוחות, עלויות קידום מכירות ועוד.
יש לנתח ולהשוות עלויות שונות (ישירות, וקבועות, מימון), יש לבדוק יעילות בצוע בשעות אדם, ובשעות מכונה, תנועות מלאי, סטיות תמחיר, ועוד.
כל הנתונים הנבחנים צריכים להיות ביח' המידה שבה הם נוצרים או נמכרים כגון: יח' מוצר בש"ע, בק"ג, מ"ר וכו. ההשוואה תהיה בערכים מוחלטים (כמות) ויחסיים באחוזים.
מטרת ניתוח הנתונים והשוואתם, לזהות ולהבין סטיות ומגמות, ומה הגורמים לסטיות ולמגמות, מה מידת ההשפעה של בעל/מנהל העסק על התוצאות, ומה נגזר מהתחרות הענפית והסביבה החיצונית.
עומק הניתוח, ציר הזמן ומשך הזמן הנדרש לניתוח, נגזר מסוג העסק, גודלו ומורכבותו, זמינות הנתונים האיכותיים, קצב השינויים בתחום העיסוק, ומידת הצורך לקבל החלטות משמעותיות על ציר הזמן.
כל בעל עסק בכל גודל, חייב להבין מה המידע הקריטי הרלבנטי המאפיין את עסקו, והנדרש עבורו לצורכי קבלת החלטות מושכלות. עליו להחליט אם הוא רוצה לנהל קרי להשפיע על התוצאות, או לקבל תוצאות.
היעדר ראייה ניהולית בצירוף היעדר הפנמה ברורה של אחריות אישית להיווצרות התוצאות, גורמת למתן פרשנות שגוייה לתוצאות ולמצבים שונים בעסק, ולקבלת החלטות שגויות.
לדוגמא: מכירות נמוכות עשויות לנבוע לא בהכרח מחולשת מערך המכירות. יתכן והבעיה קשורה במוצר לא מספיק טוב, יתכן והבעיה נעוצה באי אספקת מוצרים בזמן בשל בעיות בייצור או בלוגיסטיקה, יתכן ויש בעיית שרות הפוגעת בדימוי, יתכן ויש בעיית מחיר בשל מבנה הוצאות בעייתי, יתכן ויש בעיות במבנה הפיננסי של העסק, אשר איננו מאפשר אחזקת מלאי אופרטיבי. יתכן והבעיה קשורה ישירות באישיות של בעל העסק/מנהל.
ככל שהעסק קטן יותר, לאישיות של בעל עסק, תהיה השפעה גבוהה יותר על התוצאות העסקיות הן לחיוב והן לשלילה. (אמינות, תקשורת, זמינות, הוגנות, יושרה).
ככל שהעסק גדול יותר ליכולת הניהול והארגון ו"לראייה הניהולית" של בעל העסק, תהיה השפעה גבוהה יותר על התוצאות העסקיות הן לחיוב והן לשלילה.
כל מנהל ובעל עסק ישאל את עצמו:
מה אני רואה?
מה אני מבין?
מה אני עושה?
יש חשיבות לקנה המידה שבו נבחנים הנתונים והתוצאות. יש לבחון את הנתונים והתוצאות בקנה מידה נכון. אין להביט דרך משקפת שמגדילה ולא דרך משקפת הפוכה שמקטינה, בשני המקרים נגיע למסקנות שגויות. לכל היותר דרך זכוכית מגדלת לחדד...
חסמים המונעים מבעלי העסק לראות ולהבין את המציאות העסקית.
1. היעדר ראייה ניהולית.
2. אי הפנמה מלאה של אחריות אישית לתוצאות.
3. אגו.
4. קיבעון מחשבתי.
5. בחינת תוצאות בקנה מידה שגוי.
6. חוסר בטחון.
7. קושי לקבלת המציאות.
8. עצות אחיתופל.
9. תפיסת "כך זה אצל כולם"
10. אמונת יתר בגורל "יהיה טוב".