ניהול בכל תחום הוא תהליך מובנה והגיוני, הכולל בתוכו שלבים שונים. ניהול זה לא סדרנות, ולא פתרון בעיות נקודתי. בארגון עסקי בכל גודל מתקיימים תהליכי ניהול רבים, חלקם ארוכים חלקם קצרים, חלקם פשוטים וחלקם מורכבים. כל השגת יעד מחייבת תהליך ניהול מסודר נשלט ומבוקר.
תהליכי הניהול מוצגים לעיתים באופנים שונים המציגים תהליכים באופן מצומצם או מורחב.
מתוך ניסיוני בחרתי להציג תהליך ניהול הכולל 12 שלבים. המתאים למשימה של שעה ושל שנה.
ניהול ראוי של השגת יעדים הוא תהליך מובנה ורציף, הבנוי באופן לוגי המתכנס בסוף התהליך לנקודת סיום. שלב ראשון של כל תהליך ניהולי הוא הגדרת היעד הנדרש להשגה, והשלב האחרון שלב התובנות והמסקנות.
בתהליכים פשוטים וקצרים אין תמיד הפרדה ברורה בין השלבים, והם מתבצעים תוך שילוב של מספר פעילויות או בקרות מהירות. במקרים רבים הן הפעילויות והן הבקרות לא נרשמות או מתועדות, הכול נעשה בראש ובעין, גם תהליך המתבצע כראוי באופן הזה יכלול את מירב הפעילויות המוצגות בהמשך.
בצוע התהליכים הוא באופיו טורי, משמע בצוע שלב מקדים מאפשר בצוע של השלב הבא. לעיתים השלבים הם מקבילים משמע ניתן לבצע פעילויות שונות שאינן קשורות בשלב הנוכחי במקביל. בכל מקרה בשלב הסופי כולן מתכנסות לנקודה סיום אחת.
במהלך התהליך מתקיימים תהליכי בקרה לוודא שהתהליך מתבצע כראוי בהתייחס למתוכנן. תהליך השגת יעדים כולל פעילויות ומשימות אקטיביות בהתאם לנדרש להשיג, כאשר בצוע כל פעילות נדרשת מקדמת את התהליך. במקביל מתקיימות פעילויות של תיאום, פיקוח ובקרה על אופן הבצוע הכולל: זיהוי פערים מול עמידה בלו"ז נדרש, בניצול שע' עבודה, ובמימוש משאבים פיננסים ואחרים. השלב אולי החשוב מכל מתקיים בסוף התהליך בין אם התהליך הצליח או נכשל וזהו שלב התובנות והמסקנות.
תהליך הניהול המוצג מתאים לניהול כל תהליך השגת מטרות, הן כתהליך חד פעמי כדוגמת פרויקט והן כתהליך ניהול כללי בכל תחום ובכל היקף. השינוי יהיה במשך הזמן במשאבים המוקצים ובמס' וסוג המשתתפים. בתהליך ארוך טווח סעיפים 8,9,10 מבוצעים באופן תדיר לבדוק סטיות ולבצע התאמות.
מטרת תהליך הניהול להבטיח שליטה
1.יעד מוגדר להשגה (מה רוצים להשיג)
כל תהליך בארגון עסקי נועד להשיג יעד כלשהו, היעד יכול להיות חשוב או שולי, ההנחה היא שהיעד הנדרש להשגה, הוא יעד ביניים או חלק מיעד גבוה יותר שהעסק נדרש להשיגו על ציר זמן מוגדר לדוגמא: עמידה ביעדי מכירה בכסף ולקוחות, יעדי רכש, יעדי מלאי, הזמנות ייצור, פתוח מוצר וכו. כל יעד כולל מספר יעדי משנה, הכוללים תהליכים דומים ושונים וכולם מתקבצים לתוכנית עבודה שנתית מול תקציב.
2.תכנון ראשוני של אופן ההשגה ( איך רוצים לבצע)
כל יעד בכל תחום ורמה שהוגדר להשגה, עובר תכנון והערכה ראשונית לגבי האסטרטגיה והפעולות שידרשו לבצע לשם מימושו, מעין התווית כוון.
3.הערכת משאבים נדרשים (כמה זמן יארך, איזה משאבים צריך, וכמה צריך)
בשלב זה יש להעריך את המשאבים שידרשו במונחי ימי עבודה , שעות מכונה, שעות אדם, יכולות מקצועיות נדרשת, שטח אחסון, משאבי חומר, מימון ועוד. הנתונים ישמשו כנתוני תקן אליהם צריכים להתכוונן.
4.תכנית פעולה (מתי מתחילים, עדיפות, מתי לסיים)
בשלב זה מכינים תכנית עבודה לכל תחום פעילות, כולל לו"ז וזיהוי הקשר של סדרי פעילות לוגיים להשגת היעדים.
5.בחירה גורמי בצוע ואחראים למקטעים, ואחראי לתהליך כולו (עם מי עושים, ומי מנהל)
לכל תחום פעילות מוגדרים אחראים ליישום התהליך, וגורמי הבצוע המשתלבים בתהליך אשר יהיו אחראים ליישום התהליך בקטע הספציפי שלהם. ומנהל לתהליך כולו.
6.תיאום והעברה לבצוע (לידע ולעדכן את הנוגעים בדבר)
חלק מהתהליכים הם חוצי ארגון ומשולבים, בשלב זה יש לבצע תיאום וחידוד נקודות השקה, והגדרת אופן מעבר האחריות בתהליך.
7.פקוח ודיווח בצוע שוטף (מי אחראי לפקוח השוטף, איך מדווחים)
יש להגדיר את הגורם המפקח, ואת אופן הפקוח. ואת הגורם המדווח ותדירות הדיווח, את אופן איסוף המידע (בדיווח ידני), במערכות מידע נדרש דיווח בזמן אמת .כמו כן יש להגדיר מדדי הבצוע על ציר זמן.
8.בקרה וניתוח ממצאים שוטפים (האם עומדים ביעדים)
הנתונים יעברו תהליך של בדיקה לאימות ולזיהוי דיווחים שגויים או חסרים.
9.זיהוי והערכת פערים מול תכנון (בצוע מול תכנון)
לאחר סינון ו"ניקוי" הנתונים יש לבצע השוואה מול התקנים שנקבעו בכל תחום, בהתייחס למדדי הבקרה בכל התחומים המבוקרים שנקבעו בסעיף הערכת משאבים נדרשים.
10.בצוע התאמות נדרשות (לזרז, להוסיף משאבים, לתגבר)
בהתאם לממצאים מבצעים התאמות נדרשות של צמצום האצה האטה וכו.
11.דיווח סיום ובקרת הבצוע (בקרת התוצאות הסופיות)
בתום התהליך בדיקה סופית של בצוע מול תכנון. בשיתוף הגורמים הרלבנטיים.
12.סכום מסקנות ותובנות (לשכפל הצלחות ולתקן שגיאות)
תהליך הסכום הוא החשוב ביותר להפקת הלקחים, בהתייחס למידת ההצלחה לעמידה ביעדים, ולצורכי קבלת תובנות לגבי היכולות והתפקוד של המעורבים בתהליך.
במאמר הוצג כדוגמא תהליך מורחב ומלא, הנדרש לניהול עסקי ראוי. במציאות ברוב המכריע של העסקים הקטנים הוא לא מתקיים. כדאי להכיר ולהשתדל לעשות הכי קרוב שאפשר.