יעילות, אפקטיביות, נצילות וניצולת בארגון עסקי

יעילות, אפקטיביות, נצילות וניצולת, הם מדדים המשמשים לרוב, לבקרת פעילות ארגונית, עסקית, אישית וטכנולוגית. בנוסף למדדים ישנו שימוש במינוחים נוספים, המבטאים מידת ערך או מידת צורך או מידת שימוש בדבר מה או במשאב כלשהו. במאמר הזה יובהרו המדדים והמינוחים לטובת הקוראים שלא בקיאים בנושא, חלק מהמינוחים או המדדים חופפים במידה זו או אחרת, ולחלקם יש משמעויות והגדרות יותר מאחת, בשל הדמיון שצוין לעתים משתמשים במינוחים או במדדים הלא מתאימים, בכדי לתאר תוצאה או שימוש במשאב כלשהו, למרות שלמשתמש ברור מה הוא רוצה להציג. ההבהרות והדוגמאות שיובאו בהמשך יסייעו להבנת הנושא.

יעילות – EFFICENCY היעילות מודדת את ערכי התוצרת/תפוקה שנתקבלה מול עלות המשאבים שנצרכו בהפקת התוצרת/תפוקה, יעילות חיובית היא כאשר היחס הוא מעל 1 (100%),משמע ערך התוצרת/ התפוקה גבוה מעלותו, יעילות שלילית היא כאשר היחס מתחת ל 1, משמע ערך התוצרת/ התפוקה נמוך מעלותו. כאשר מבצעים השוואה כזו, יח' התפוקה ו יח' העלות צריכות להיות בעלות יחידות מדידה זהות, כסף מול כסף, שעות מול שעות וכו. בעקרון היעילות המרבית תושג כאשר ערך התוצרת/תפוקה ישאף לרף העליון המקסימאלי, בעוד שעלות הפקת התוצרת תשאף לרף התחתון המינימאלי. המשמעות של האמור לעיל, שכל פעילות שבה ערך התוצר גבוה מהעלות היא יעילה באופן מוחלט, מידת היעילות היא תוצאת היחס בין התפוקה לעלות, יתכן שהפעילות איננה יעילה יחסית לארגון או מערכת מקבילה, המשיגה תוצאות טובות יותר.

לדוגמא: בצוע תפוקה שוות ערך של 1,250 ₪, בעלות שוות ערך של 1,000 ₪, יעילות הבצוע 1250/1000 = 1.2 = 125%

אפשרות נוספת לבקרת יעילות היא השוואת בצועים בפועל מול נתוני תקן, או מול אלטרנטיבה מקבילה, גם במקרה הזה שני הפרמטרים המושווים צריכים להיות בעלי יחידות מדידה זהות (יח' מול, יח' ק"ג מול ק"ג וכו.).

לדוגמא: בצוע של 120 ק"ג מוצר בשעה, מול תקן נדרש או תהליך אלטרנטיבי של 100 ק"ג מוצר לשעה, משמע יעילות בצוע של 120/100 = 1.2 = 120%, ביחס לתקן או לבצוע האלטרנטיבי.

היעילות ניתנת למדידה בכל פעילות שמתבצעת בארגון בצוות או באופן אישי, הבדיקה היא יחסית פשוטה.

נצילות – EFFICENCY במונח נצילות משתמשים לרוב כאשר בודקים יעילות טכנולוגית של מערכות טכנולוגיות כגון מנועים, מדחסים ועוד, הנצילות משווה בין התפוקה שהמערכת מספקת לבין, ההשקעה האנרגטית שנדרשה להשגת התפוקה. בהשוואת שתי מערכות טכנולוגיות דומות ,המערכת שתספק יותר תפוקה ביחס ליחידת אנרגיה אשר נדרשה ליצר את התפוקה, היא המערכת היעילה יותר.

לדוגמא: מערכת המספקת 150 כ"ס המופקים מאנרגיה חשמלית של 10KW, יעילה יותר כמערכת, ממערכת המספקת 160 כ"ס המופקים מ 12KW , כי 150/10> 160/12.

כאשר המערכת הטכנולוגית אמורה לספק יחידות תפוקה, יעילות המערכת תבדוק את כמות היחידות התקינות או ערכן הכספי, מול זמן עבודת המכונה בתהליך הייצור, או מול העלות הכוללת של הפעלת המכונה הכוללת שעות אדם, אנרגיה, חומרי עזר, פחת חומרים ועוד.

אפקטיביות – EFFECTIVNESS מידת האפקטיביות של תהליך או ארגון, נקבעת על ידי בדיקת מידת השגת המטרות ביחס לרמת הציפיות להשגתן בגין הפעילות הארגונית שבוצעה להשגתן . אפקטיביות מוגדרת בדרגות הצלחה או אי הצלחה בהשוואת תוצאות שהושגו מול מטרה, אין כאן מדידה של ההשקעה בהשגת התוצאה מול העלות שנדרשה לכך.

במילים אחרות פעילות אפקטיבית היא פעילות שהשיגה את מטרתה ולהיפך, כלומר התוצאה מגדירה את אפקטיביות או אי אפקטיביות הפעילות.

בדיעבד ניתן לתאר את האפקטיביות הארגונית: כהשגת המטרה הנדרשת בתזמון הרצוי, כתוצאה מבצוע פעילות מתאימה, היעילות תבדוק את ערך המטרה שהושגה מול עלות המשאבים שנדרשו להשיגה.

פרמטרים נוספים המשמשים לתיאור תוצאות לא כולם מדידים:

תועלתיות - UTILITY מטרת השימוש או הרווח המופק מדבר מה. מה נותן?

מועילות - BENEFICIAL שמביא תועלת כל שהיא. למה צריך את זה ?

שימושיות - USEFUL שיש בו תועלת מעשית. התפעול הפשוט מאפשר שימוש רב.

מעשיות - PRACTICALNESS פרקטיות, בצוע דברים מציאותיים באופן מוצלח.

תכליתיות - purposefulness פעילות מעשית להשגת מטרה מוגדרת. האם המטרה הושגה ?

זמינות - Availability‏‏‏‏ מידת היכולת להשתמש במשאב (שעות אדם או מכונה).

ניצולת - שעור השימוש במשאבי הארגון, (שעות מכונה, שעות אדם), הניצולת איננה בודקת את אופן השימוש במשאב, זה נבדק על ידי יעילות או נצילות.

רווחיות- הרווחיות כפי שהיא מופיעה בדוחות הרווח וההפסד בעסק איננה מייצגת בהכרח יעילות עסקית, למרות שהדו"ח מציג תפוקה ותוצרים בערכים כספים, ומולם עלויות שנדרשו לבצוע. הבעיה היא שהדו"ח עשוי לכלול הכנסות ממקורות שונים שאינם קשורים ישירות להוצאות אשר יצרו את ההכנסה, כמו כן עשויים להופיע הוצאות שנגררו מתקופות קודמות ואינן שייכות להכנסות שנוצרו.

בכדי לחשב את היעילות הכוללת של הפעילות העסקית במונחים כספים, יש לנטרל ולנכות מהדו"ח את כל הנתונים אשר עשויים להטות את התוצאות, הן בסעיפי ההכנסות והן בסעיפי העלות.