יעילות ואפקטיביות הם מדדים מרכזיים המשמשים לרוב, לבקרת פעילות ארגונית, עסקית, אישית וטכנולוגית. הם נתפסים במקרים רבים כמנוגדים אחד לשני, ובמקרים אחרים כמקבילים או חופפים.העדר החד משמעיות יוצר לעיתים בלבול ושימוש לא מדויק בין המדדים הללו. מספר לא קטן של מאמרים עוסק בקשר או באי קשר בין יעילות ואפקטיביות בארגון עסקי, כמו כן יש הטוענים שיעילות באה לעיתים על חשבון אפקטיביות. במאמר זה אציג את דעתי בנושא בליווי הסברים ודוגמאות.
, היעילות (EFFICENCY) היא למעשה ציון הניתן על בצוע פעילות כלשהי, הפעילות היא למעשה תוצר או תפוקה או תוצאה שנתקבלה בגין השקעה של משאב או גורם עלות כלשהו, המשאב או העלות יכולים להיות זמן, כוח,כסף,אנרגיה,שטח ועוד , התפוקה יכולה להיות כל דבר נדרש, הנוצר על ידי גורם עלות אשר יצר אותו, ערכי העלות וערכי התוצר אינם חייבים להיות זהים.
בכדי לדעת את שעור היעילות, יש לדעת כמה יחידות תוצר נדרש להפיק מיחידת עלות מוקצבת, או לחילופין כמה יחידות עלות מוקצות להפקת יחידת תוצר. כאשר נתוני התקן ידועים משווים את הבצוע בפועל, מול התקנים הנדרשים, אם התפוקה בפועל ליחידת מוצר גדולה מתפוקת התקן ליחידת מוצר, היעילות חיובית, אם היא קטנה היעילות שלילית. בהשוואת עלויות היחס שונה, אם העלות בפועל ליחידת תפוקה, נמוכה מעלות התקן ליחידת תפוקה, היעילות חיובית, אם היא גדולה היעילות שלילית. כאשר יחידת העלות ויחידת התפוקה הם בערכים זהים כגון כסף מול כסף אזי תפוקה גבוהה מהעלות היא חיובית , ותפוקה נמוכה מהעלות היא שלילית.
.היעילות המרבית תושג במקסימום תפוקה ובמינימום עלות, כאשר התפוקה לא ניתנת לשינוי שעור היעילות ייגזר מהעלות, כאשר העלות לא ניתנת לשינוי, שעור היעילות ייגזר מהתפוקה, בעקרון פוטנציאל שיפור היעילות בגין גידול התפוקה, גבוה יותר מפוטנציאל צמצום העלות, לא ניתן להגיע לתוצר באפס עלות, בעקרון ניתן להגיע לאין סוף תוצר מול עלות.
ניתן לבדוק יעילות לעובד, לתהליך, ליחידה ארגונית, לתחום פעילות ולארגון כולו.
שעור היעילות אמור להגדיר האם התהליכים שבוצעו או התוצרים שנתקבלו, בוצעו באופן הנכון ביותר, ההנחה היא שיעילות חיובית מתקבלת משימוש נכון בתשומות, וניצול יעיל של משאבי הארגון, לסכום, האם הדברים בוצעו נכון בפעם הראשונה, וללא טעויות ונזקים..
דוגמאות לכשלים הגורמים לחוסר יעילות בארגון עסקי: איכות מוצרים נמוכה (פסילות ותיקונים), אי עמידה בלו"ז (ש"ע מרובות, קנסות), תחזוקה לקויה (השבתת ציוד), רכש גרוע (מחיר גבוה, איכות ירודה של פריטים), תכנון שגוי (תיקונים והתאמות), ניהול גרוע (שינויים תכופים, שימוש במשאבים לא נכונים, העדר בקרה ותמרוץ עובדים).
אפקטיביות EFFECTIVNESS מידת האפקטיביות של תהליך או ארגון, נמדדת בשעורי ההצלחה להשיג את היעדים שהוצבו . האפקטיביות איננה מודדת את ההשקעה שנדרשה להשגת היעד.
היעדים המוצבים יכולים להיות מגוונים, בכל תחומי הפעילות ולכלול יעדי: צמיחה,נפח מכירות,שעור רווחיות,כסוי שוק,חדירה לשווקים,פתוח מוצרים, פתוח אנושי ועוד.
אפקטיביות מוגדרת בדרגות הצלחה או אי הצלחה בהשוואת תוצאות שהושגו מול מטרה, אין כאן מדידה של ההשקעה בהשגת התוצאה מול העלות שנדרשה לכך
במילים אחרות פעילות אפקטיבית היא פעילות שהשיגה את מטרתה ולהיפך, כלומר התוצאה מגדירה את אפקטיביות או אי האפקטיביות של הפעילות שבוצעה.
תזמון (TIMING) בצוע פעילות נדרשת בעיתוי המתאים ביותר, הן לפעילות יזומה והן לתגובה כמענה יש חשיבות עליונה לתזמון, לעיתים התזמון הוא אפילו קריטי הן להצלחה והן לכישלון.
התזמון הוא פרמטר נוסף שיש להתייחס אליו, והשפעתו רבה על מידת האפקטיביות של תהליכים עסקיים. כלומר חשוב לא רק לעשות את הדברים הנכונים אלה גם בתזמון נכון.
דפקטיבי DEFECTIVE פגום, שאיננו שלם,בעל חוסרים, בארגון עסקי מתקיימים במקביל ובטור תהליכים שונים, אפקטיביות גבוהה, בתזמון הנדרש (לא מוקדם מדי ולא מאוחר מדי) ויעילות גבוהה, יביאו את הארגון להצלחה מרבית., ארגון כזה הוא ארגון שלם, העדר שלמות בתחומים שצוינו הופכים את הארגון לדפקטיבי. (זה נשמע לא טוב בגלל ההקשרים השונים בחיי היום יום)
באפקטיביות גבוהה ומתוזמנת וביעילות נמוכה, העסק לא ימקסם הצלחה, ביעילות גבוהה ובאפקטיביות נמוכה העסק לא ימקסם הצלחה, באפקטיביות גבוהה וביעילות גבוהה ובתזמון לא נכון העסק לא ימקסם הצלחה, כלומר ארגון עסקי הנעדר שילוב בין הגורמים שצוינו איננו שלם, ולפי הגדרתי הוא ארגון דפקטיבי ברמה כזו או אחרת.
שילוב בין אפקטיביות ליעילות יוגדר כדלקמן: השגת המטרה הנדרשת בזמן הנכון (תזמון), תוך בצוע נכון (יעילות) של הפעולות הנכונות (אפקטיביות).
ננסה עכשיו לענות על 3 שאלות
האם ארגון עסקי יכול להיות אפקטיבי ולא יעיל ?
האם ארגון עסקי יכול להיות יעיל ולא אפקטיבי ?
האם היעילות מנטרלת או מסרסת את האפקטיביות ?
ארגון עסקי אפקטיבי ולא יעיל
ארגון עסקי המצליח להשיג מטרות במחיר גבוה.
מידת ההישרדות של ארגון כזה לאורך זמן איננה גבוהה, חוסר היעילות מכרסם ברווחיות, גם אם תנאי התחרות מאפשרים שולי רווח גבוה יחסית, אין שום בטחון שמצב זה ימשך לעד, השווקים הם דינמיים התחרות קשה, יש איומים של מתחרים חדשים של מוצרים חדשים של טכנולוגיות חדשות, בכדי להתמודד צריך כסף, בכל ענף ישנם גם ימים קשים, הכסף שבוזבז בשל חוסר היעילות יחסר באיזשהו שלב, כך שגם אם הארגון הוא אפקטיבי, הוא יפסיק להיות כזה ברגע שיהיה מחסור בכסף, מכיוון שיהיה קשה לממן את הנדרש, וכאשר לא יבוצע הנדרש הוא יפסיק להיות אפקטיבי.
חוסר יעילות משמעותו ניצול לא מספק של משאבים, משאבי הון , משאבי אנוש, טכנולוגיה ועוד, הארגון משלם עלות מלאה על מוצרי ההון אך מקבל פחות תשואה בפעילות עסקית על השקעתו.
יש לדעת שפעילות אפקטיבית בארגון עסקי היא מעצם טבעה דבר דינמי המשתנה מעת לעת, עוסקת בתהליכים חדשים ועתידיים שהצלחתם לא מובטחת, אך נדרשים לבצוע לשם הבטחת עתידו של העסק. פעילות אפקטיבית היא ממוקדת מטרה, מתוזמנת, עוסקת ביזמות ודורשת מימון בכדי להצליח. לאורך זמן היעילות העסקית ממנת את הפעילות האפקטיבית , ארגון איננו יכול להיות כל העת אפקטיבי בלא להיות יעיל בניצול משאביו. ארגון שיפסיק להיות אפקטיבי בנוסף להיותו חסר יעילות יתחסל.
. המסקנה היא שהיעילות תומכת ומתחזקת במידה רבה את האפקטיביות בארגון העסקי. כך שארגון עסקי לא יכול להיות אפקטיבי וחסר יעילות לאורך זמן.
ארגון עסקי יעיל ולא אפקטיבי
ארגון עסקי המתפקד ביעילות, אך לא משיג את המטרות הנדרשות
יעילות ארגונית עסקית אמתית, (לא כזו הנוצרת מקיצוצי עלות חד פעמיים או מאירוע חולף) לא נוצרת בבת אחת ולא במקום אחד ולא על ידי גורם אחד ולא בנקודת זמן אחת, היעילות העסקית נוצרת על ציר זמן, על ידי רצף של פעילויות ארגוניות עסקיות, הכוללות פעילויות של בודדים בשילוב מערכות טכנולוגיות ומערכות מידע, כאשר כל אלה משולבים בנתיב העסקי הקריטי של העסק, בעסקים זעירים וקטנים כמעט כל הפעילות היא על נתיב קריטי, בארגונים גדולים לא.
היעילות איננה מטרה חד פעמית, היעילות היא דרך חיים אישית ,עסקית וניהולית. המשמעות היא לעשות את כל מה שנדרש באופן הנכון ובעלות הנמוכה ביותר, אם העלות הנמוכה פוגעת בתועלת זו איננה פעולת ייעול זו פעולת "חסכון".
במקרים רבים היעילות נתפסת באופן שגוי כחסכון, או כקיצוץ עלויות, או כצמצום פעילות. הדבר פשוט לא נכון ומצביע על חוסר הבנה, צעדי התייעלות הם רק כאלה שמשפרים את יחס תועלת העלות או עלות התועלת, משמע גידול בתועלת מול העלות, או קיטון העלות מול התועלת, ביטול העלות יחד עם התועלת איננה יעילות, היא קיצוץ דו צדדי גם של עלות וגם של תועלת.
בהתייעלות אמתית הקיצוצים הם רק בעלויות שהתועלת בהם היא שולית, במקומות שהתועלת נדרשת אך הבצוע לא יעיל, יש לשפר את הבצוע בכדי לשמר את התועלת.
בפעילות יעילה החיסכון הוא ברובו בצד העלות, כאשר העלות קטנה, וגם התועלת הנובעת מהעלות קטנה בשיעור דומה פחות או יותר זו אינה יעילות זה חסכון בהוצאות, וככל שהחיסכון גדל והתועלת הנדרשת נפגעת זה גם לא חסכון זה למעשה "השקעה בנזק".
אי השגת אפקטיביות ארגונית בשל הרצון לחסוך ולצמצם עלויות איננה יעילות היא טיפשות.
העדר השקעה הנדרשת להשגת מטרות עסקיות איננה יעילות ואיננה חסכון, היא פשוט החלטה שגויה, כמו שטיפול רפואי קריטי נדרש ומחויב שאיננו מתבצע, איננו חסכון, אי ביצועו יגרום לנזקים חמורים לחולה, כנ"ל בארגון עסקי.
המסקנה היא שארגון בעל יעילות אמתית אך נעדר אפקטיביות, הוא גם ארגון נעדר צמיחה ופתוח עסקי, עסק כזה ידשדש ויעסוק בהישרדות עסקית ולא יגיע למיצוי פוטנציאלי, מאחר והוא לא פוגש את המטרות האמתיות אשר עשויות לקדם את העסק.
יעילות כגורם המסרס את האפקטיביות
הקשר בין היעילות והאפקטיביות הוא לא קשר ישיר ולא קשר של אחד מול אחד, אבל הצלחה מתמשכת של ארגון היא להשיג את המטרות הנכונות על ידי בצוע המהלכים הנכונים בזמן הנכון ובצורה הנכונה כלומר שילוב של אפקטיביות ויעילות.
ארגון לא מסוגל לבצע מהלכים אפקטיביים לאורך זמן, ללא פעילות יעילה ותומכת בנתיב הקריטי של הפעילות העסקית, היעילות של פעילות זו שמשפיעה על התוצאות העסקיות התדמיתיות ולו"ז חייבת להיות מרבית, יתכנו פעילויות לא יעילות בפעילות שאיננה משפיעה באופן משמעותי על הנתיב הקריטי.
מטרת עסק היא למקסם רווחים לאורך זמן ולא נקודתי, לכן נדרשות השקעות: בפתוח מוצרים,פתוח שווקים, פתוח עובדים, בחדשנות וטכנולוגיה ובשמירת לקוחות, ובמקביל לעמוד ביעדים שהציב לעצמו תוך בקרת העלויות ושמירה על שולי רווח נאותים. בכדי לממש את כל זאת הארגון העסקי נדרש להיות גם אפקטיבי וגם יעיל.
מנהל הנתפס לחסכון אובססיבי, על חשבון תועלות מידיות, או השקעה בתועלות עתידיות, איננו מנהל יעיל הוא מנהל חסר מעוף וטיפש כלומר הוא איננו מנהל, הוא לכל היותר סדרן עבודה.
אי השקעה במטרות בעלות תועלת לא ברורה ולא נדרשת, איננה פעילות לא אפקטיבית, היא איננה חסכון ואיננה יעילות, זה פשוט מניעת בצוע מהלך שגוי, כמו שלא לשרוף כסף זה לא חסכון ולא יעילות, זה לא לעשות שטויות.
מנהל אשר איננו משקיע בנדרש בשל חשש או חוסר בטחון בנחיצות, איננו מנהל יעיל או חסכן הוא מנהל לא בטוח בנכונות מהלכיו. השקעה נכונה היא השקעה בצורך נדרש או בעל תועלת פוטנציאלית עתידית. רמת הסיכוי להשגת התוצאות המצופות, נושאת עמה סיכון שקיים בהרבה פעילויות אישיות ועסקיות, והיא חלק מהחלטות שלוקחים בחיים, בתנאים של חוסר ודאות ברמה זו אחרת. החכמה היא לבצע את כל המהלכים הנכונים בתזמון הנכון, ואם המטרות והתועלות יושגו, ניתן יהיה לציין שההחלטה וההשקעה היו אפקטיביים.
אין להעמיד את היעילות מול האפקטיביות זה או זה, נדרש זה וגם זה, הם משלימים ומאתגרים אחד את השני.
ארגון שעומד ביעדי המכירות, אך נכשל בשמירת העלויות, הוא ארגון פגום, ארגון שעומד ביעדי העלויות אך איננו עומד ביעדי המכירה, הוא ארגון פגום, ארגון שמצליח לעמוד ביעדי הרווח הנקודתי על חשבון צמיחה עתידית וממשכן את העתיד על חשבון ההווה, הוא ארגון פגום.