פארטו, פיטר, פרקינסון, מרפי – חוקים תיאורטיים לשימוש

ישנם מספר חוקים עקרוניים ותאורטיים שלא הוגדרו כחוק לכל דבר, אך הבנתם מספקת למנהל "חוקי אצבע" מהירים המאפשרים לנתח, להתארגן, ולהסתכל על תופעות בעסק במבט שונה.

"העיקרון הפיטרי"

החוק נקרא על שם ממציאו לורנס פיטר

עקרון החוק הוא פשוט, פיטר טען שריבוי בעלי התפקידים הלא מוכשרים נובע מהעובדה, שרוב המנהלים הגיעו לדרגת חוסר הכישרון ובו הם נתקעים, ההסבר הוא שכל בעל תפקיד היה בשיאו בשלב קודם לפני שקודם לתפקידו הנוכחי, הצטיינותו הקודמת גרמה לכך שיקודם לתפקידו הנוכחי, אי הצטיינותו בתפקידו הנוכחי מונעת ממנו להגיע לתפקיד בכיר יותר, מכיוון שלא ניתן להחזירו לתפקיד הקודם שבו הצטיין הוא נתקע בתפקיד הנוכחי.

המסקנות בקידום של מנהל כזה היא שהמערכת איבדה מנהל מצטיין, ברמת תפקוד נמוכה יותר וקיבלה מנהל גרוע בתפקיד בכיר, האופציה שנשארה היא להשלים עם מה שיש או לפטר אותו ולאבד את כל הניסיון והידע שהוא צבר.

דוגמה ליישום פרקטי של החוק היא: שאם יש לנו שני מנהלים הממלאים תפקיד מקביל בהיררכיה בארגון, התפקיד הנוכחי של שניהם מאופיין בניהול שטח ופחות בעבודת מטה, אחד חזק מאד בניהול אנשים בשטח אבל לוקה בחשיבה ובעבודת המטה, ולעומתו השני פחות בולט בניהול עובדים בשטח, אבל חזק בעבודת מטה וביכולת חשיבה.

בשלב התפקידים הנוכחי הראשון מצליח יותר.

התפנה תפקיד בכיר יותר הצורך עבודת מטה מעולה ופחות כישורי ניהול בשטח וצריך לקדם רק אחד מהם, במצב זה סביר שדווקא המנהל הפחות מצליח מתאים יותר לתפקיד, אבל מי ש יועדף יהיה המנהל המצליח יותר כיום. קידום של המנהל המצליח יותר עשוי להתגלות ככישלון (מימוש העיקרון הפיטרי) והמערכת תפסיד מנהל טוב ברמה נמוכה יותר ותקבל מנהל גרוע בתפקיד בכיר, לעומת זאת מינוי השני אם יצליח, יביא להזזת מנהל לא מצליח בתפקיד זוטר, לתפקיד בכיר שבו הוא מצליח (תתכן בעיה עם המנהל השני שבשלב זה מצליח יותר, ויפגע אם עמיתו הפחות מצליח יקודם), אם לא יצליח בתפקידו הבכיר יפוטר מנהל שלא בלט כמנהל זוטר, ונכשל כמנהל בכיר.

"חוק מרפי"

החוק נקרא על שם אדשל מרפי מהנדס אמריקאי והוא אומר: שכל דבר שיש סיכוי שיקרה אכן יקרה, בזמן הפחות נוח, ובתוצאות השליליות ביותר.

לחוק שנתפס כהומוריסטי ותיאורטי שימוש פרקטי בכל האמור לרמת ההתייחסות לאירועים, שבמידה והם מתממשים התוצאות קשות.

לדוגמה עצם הידיעה שמטוס אחרי המראתו במידה ומתגלית תקלה מועד להתרסקות, מחייבת בדיקות מחמירות ומדוקדקות ככל שניתן, בכדי לצמצם את הסיכוי לתקלה למינימום.

בתחום הארגוני והעסקי המשמעות היא שתהליכים קריטיים לקיום העסק, חייבים להיבדק ולהתבצע ברמה המדוקדקת ביותר, בכדי לצמצם ולמזער את הסיכוי להופעתם, תחום ניהול והערכת סיכונים בנוי למעשה על עקרון זה.

לדוגמה

עסק הסובל מהיעדר במקורות מימון עצמיים ובקווי אשראי, חייב להקפיד על תזרים חיובי לבצע גביית חובות קפדנית ולהימנע מבצוע עסקאות חשודות בעוקץ או בתקבולים ארוכי טווח, או הגדלת מלאי שלא לצורך, ולהימנע מרכישות והשקעות לא הכרחיות בשלב זה. אי הקפדה על יישום תהליך נכון עלול להביא לקריסת העסק.

מרכז עבוד המהווה את ליבת העסק, מחויב בתשומת לב מיוחדת כולל תוכניות מגירה למקרה של תקלה.

מערכות מידע קריטיות לעסק חייבות בגיבוי למקרה של תקלה.

הדוגמאות לכאורה ברורות אך לא תמיד הן מיושמות, לעיתים מקצצים בעלויות שנתפסות כלא חשובות, בלא לבחון את השפעת הנזק העשוי להיגרם לעסק, בגין מופע תקלה הנובעת מקיצוץ עלות, שהניבה תועלת שהייתה מונעת את הנזק.

"חוק פרקינסון"

חוקי פרקינסון קרואים על שם ממציאם פרופסור להיסטוריה שעסק בחקר בעיות ניהוליות.

חוק 1 : כמות העבודה מתרחבת תמיד בהתאם לזמן שהוקצב לבצועה.

כלומר אם מקצים לבצע עבודה במשך יום ולמעשה ניתן לסיים אותה בשעתיים, העבודה תארך יום. לרוב זה מה שקורה בהקצאת זמן בניהול פרויקט. כולם מתכווננים לתאריך הנדרש שכולל מקדמי בטחון, הפרויקט לרוב יסתיים או בזמן או לאחריו, לא לפני.

המשמעות לפני שמגדירים מה משך הזמן המוקצב לבצוע, יש לבצע הערכה ואו סימולציה בכדי להגיע לזמן הקרוב ביותר למציאות ולמנוע "מריחת זמן".

חוק 2 : הזמן המוקצב לדיון עומד ביחס הפוך לסכום הכסף הנדון (או ביחס למורכבות).

כלומר קבלת החלטות לאשר פרויקטים יקרים ומורכבים, יארך פחות זמן מאשר אישור פרויקט פשוט וזול יותר.

המשמעות המעשית בפרויקטים מורכבים ומסובכים אף אחד לא באמת מבין ולא ממש מתעניין ולא רוצה להיות אחראי למה שאינו מבין, לכן ההחלטה מהירה, לעומת זאת בדברים שמובנים לכולם לכל אחד יש מה להגיד וההחלטה מתארכת.

חוק 3 : בעבודות משרד אין קשר בין כמות העבודה שיש לבצע למספר המבצעים בפועל.

כלומר בעבודות משרד שהיא גמישה ומשתנה ולרוב אין תפוקות ותקנים, מספר העובדים בפועל איננו מצביע על נפח העבודה האמיתי, סביר שיש יותר עובדים מהנדרש באמת.

המשמעות שבעסקים שעקר עיסוקם עבודת משרד, יש מידה כזו או אחרת של חוסר יעילות מבחינת כמות העובדים המועסקים. מצב כזה שכיח במשרדי ממשלה ורשויות ובסקטור הפרטי בבנקם.

"חוק פארטו" או "עקרון 20/80"

החוק קרוי על שמו של כלכלן איטלקי פארטו, שם נוסף הוא עקרון 20/80 שהוא תיאור החוק.

עקרון 20/80 אומר שחלק קטן של גורמים אחראי לרוב התוצאות, כלומר 20% מסוגי התקלות אחראים ל80% מהנזק בגינם, 20% מהלקוחות תורמים 80% ממחזור המכירות, 20% מהספקים מספקים 80% מערך הקנייה.

החוק למעשה קובע שהיחס בין הסיבות לתוצאות הוא אי שוויוני, אי השוויון קיים בכל התחומים.

הבנת החוקיות מכוונת אותנו לבצע בדיקות מהירות לזיהוי אותם 20% בכל תחום שהשפעתם היא המכרעת ובצורך לטפל קודם בהם, מכיוון שהשפעתם על העסק או הארגון הם המשמעותיים ביותר.

שימוש יעיל ונכון בחוק, עשוי לחסוך זמן ולספק מידע ברמה מספקת לפעילות ולתגובות מהירות ברמת המקרו.