ניהול מונחה לוח בקרה הינה גישה ניהולית המאפשרת לפקח ולבקר את ביצועי העסק ברמה שוטפת, בהתאם לקצב השינוי בפרמטרים שהוגדרו כמיצגים, את הפעילות העסקית המרכזית בעסק. בדומה לנהג ברכב המתייחס ומגיב בהתאם לנתוני לוח הבקרה (שעונים). ( מהירות הנסיעה, מצב חום מנוע, מצב דלק, דלתות וחגורות בטיחות, אורות וכו). הנהג לא נשאר אדיש לנתונים ופועל בהתאם לנדרש.
האם ניתן לנהוג ברכב ללא לוח בקרה ? וודאי שלא. ברכב הנתונים מוצגים בזמן אמת. בתהליכי ניהול הנתונים הם תוצאות כמותיות של נתוני בצוע בעבר, גם אם העבר הוא קצר ביותר. האפקטיביות הגדולה ביותר תושג, כאשר פער הזמן בין הבצוע, להצגת הנתונים יהיה הקצר ביותר, כך שהמנהל יוכל לקבל החלטות מהירות לבצוע הנדרש, בהתייחס לתוצאות המוצגות.
לוח הבקרה הניהולי מציג את נתוני הבצוע באופן גרפי ממוקד וברור, המאפשר במבט חטוף ומהיר לזהות בצועים, בדומה למבטי הנהג ללוח השעונים ברכב. לוח הבקרה איננו תחליף לנתונים המוצגים בניתוח בצועים תקופתיים. בצועים תקופתיים מלווים בדוחות עמוסי מלל ובטבלאות נתונים, ניתוחים סטטיסטיים בחתכים שונים תרשימים ועוד , נדרש זמן רב לנתח ולהבין את משמעות הנתונים, ולא פחות זמן לאסוף ולהכין את הדוחות והתרשימים. ניתן להתאים לוח בקרה מתאים לכל עסק ובכל תחום פעילות.
ההיגיון של ניהול מונחה לוח בקרה הוא שחשיפת הנתונים באופן ברור ממוקד ועקבי, קרוב לזמן האירוע, איננה יכולה להשאיר את המנהל אדיש, הוא יברר, יבדוק, ישאל, ויפעל בהתאם לצורך. לוח השעונים "מזכיר" למתבונן מה לבדוק. צריך להבין שהנתונים המוצגים הם תוצאות של בצוע פעילויות שוטפות, שבוצעו אך לפני זמן קצר, כך שניתן לבצע תיקונים ושיפורים בבצוע.
בניהול מונחה לוח בקרה, העובדים חייבים לדעת שהם נמדדים באופן שוטף ועקבי. היכולת של המנהל להיות בעניינים באופן ממוקד ושוטף, וידיעת העובדים שהם נמדדים באופן שוטף, יוצרת מתח של עשייה, בקרה ,ותיקון. הבקרה התמידית והשוטפת מצד ההנהלה, והדיווח השוטף והעקבי מצד המבצעים, הופכים לשגרת יום בעסק שהופך להיות מדיד על בסיס בצוע יומי. אין כל ספק שבקרה עקבית ויעילה וקבלת החלטות נכונות בהתאם לממצאים , ישפרו את התוצאות העסקיות לאורך זמן. גם אם לא ניתן לכסות בבקרה שוטפת ורצופה את כל הפעילות העסקית. שיטת הבקרה הזו, היא להערכתי זולה ,אפקטיבית ויעילה לא פחות, משיטות המצריכות אסוף וניתוח מידע רב, ונדרשות לעלויות רבות וזמן רב לאיסוף ומיון המידע
הפרמטרים הנדרשים ( KPI-Key Performance Indicator) חייבים להיות ערכים כמותיים הניתנים למדידה .הנתונים המוצגים הם כאלה, המייצגים תוצאות שונות הנגזרות מהפעילות העסקית, ויש בהם כדי לבטא את האופן שבו מתנהל העסק. כגון: מכירות, תפוקות ביח' שונות (כסף, שעות, משקל נפח), עלויות למיניהן. כמו כן נתונים המשפיעים ומשתתפים בתהליך העסקי כגון: שימוש וניצול משאבי שעות(נוכחות, עבודה, מכונות), ערכי וכמויות מלאי, פעילויות רכש, תקלות ומספר רב של פרמטרים נוספים. על הנתונים להיות זמינים וקלים לאיסוף ולהצגה. הנתונים יכולים להיות ברמת גורם בודד (אדם, תהליך, מכונה, מוצר), ברמת קבוצה , תחום, מחלקה, ענף, קו מוצרים, או פעילות עסקית כוללת.
המחוונים בלוח הבקרה צריכים להיות מותאמים למידע המוצג, מובנים וקליטים לעין ולהבנת משמעויות המוצג.
תדירות העדכון תהיה בהתאם לתהליך העסקי ולזמן הנדרש להתהוותו, בהתאם ליכולת אסוף מידע זמין ואמין, ובמידת האפקטיביות המייצגת את התהליך העסקי של המידע שנאסף. (במכירות ניתן על בסיס זמן קצר ביותר (שעות וימים) , בתהליכים מורכבים יותר (שבועות חודשים). בעקרון התדירות עשויה להיות: יומית, שבועית, חודשית, בערכים נקודתיים ובערכים שוטפים מצטברים לשנה
בסיס השוואת הבצועים: בכדי לתת משמעות יחסית לנתונים יש להשוות את הבצוע השוטף לתקציב/תחזית/מטרה, או/ו לתקופות מקבילות, לנתונים ענפיים ועוד.
סוגי מחוונים להצגת הנתונים: תרשימי: עמודה, עקומות, פזור, רדאר, עוגה, מחוג ועוד. כל מחוון שנבחר צריך להתאים לסוג המידע אותו הוא מציג.
משתמשים: מנהלים ברמות שונות ובתחומי פעילות שונים בארגון עסקי. בעלי עסקים אשר אינם מומחים לניהול עשויים לגלות שגישה זו היא המתאימה להם ביותר, מאחר וניתן לקבל תמונת מצב בהירה ממוקדת ומהירה של העסק.
תהליך ניהול: ידועה האמרה "ניתן לנהל רק את מה שניתן למדוד", כלומר מה שלא מדיד לא ניתן לנהל. תהליכי הניהול בכל תחום ובכל ארגון ובכל מקום צריכים לכלול את הצעדים הבאים: 1. הצבת יעדים ממוקדים ומוגדרים (אם יש אסטרטגיה כאלה הנגזרים מהאסטרטגיה). 2. תכנון הנדרש לבצוע להשגת היעדים. 3. הקצאת משאבים (ניהול, זמן, ציוד , עובדים, מקום , כסף). 4.תכנית עבודה מפורטת על ציר זמן.5. הדרכת המבצעים בכל הנדרש לבצוע. 6. בצוע. 7. פקוח ובקרה על הבצוע. 8.ניתוח בצועים. 9. פעילות מתקנת, ועדכון הנדרש של כל הגורמים הרלבנטיים מבחינת יעדים, משאבים, תכניות, עדכונים, מידע וחוזר חלילה. תהליך הניהול הוא מעגל אין סופי, הנדרש לכל משך חיי הארגון.
סכום: הבקרה איננה מציינת מה צריך לעשות, איך צריך לעשות, מתי צריך לעשות, ועם מי צריך לעשות. השיטה איננה באה במקום תכנון וניהול תהליכים, ומשמעת עסקית וארגונית הנדרשים מכל המשתתפים בתהליך העסקי. היא באה להשלים לסייע להבליט להדגיש ולהתריע, על פערים בין הבצוע בפועל לבין נתונים השוואתיים. כל עסק מגדיר לעצמו את מטרותיו ואת דרישותיו מעובדיו בתחום הבצוע ובתחום ההתנהלות השוטפת.