מידת המעורבות ומיקומו של המנהל בעסק/ארגון

בכל עסק וארגון מתקבלות החלטות בשלוש רמות: הרמה האסטרטגית, הרמה הטקטית והרמה התפעולית. בין כל רמה יש רמת ביניים של בקרה שתפקידה לפקח על ההחלטות והבצועים של כל רמה. מנהל עסק או ארגון צריך למקם את עצמו במקום, שיאפשר לו לקבוע את היעדים המתאימים לעסק, לקבל את ההחלטות הנכונות בזמן הנכון, לוודא בצוע ולבצע בקרה שוטפת. ככל שהעסק או הארגון גדולים יותר המנהל ממוקם ברמה האסטרטגית וגולש מידי פעם למטה לרמה הטקטית ולעיתים נדירות עד לרמה התפעולית. ככל שהעסק קטן יותר המנהל נמצא ברמה התפעולית וגולש מדי פעם למעלה לרמה הטקטית ולעיתים נדירות לרמה האסטרטגית. בעסקים קטנים המנהל נמצא כמעט תמיד רק ברמה התפעולית.

ברצוני לחדד שמיקומו של המנהל איננו בהכרח מידת מעורבותו או הדומיננטיות הניהולית. במונח מיקומו הכוונה היא "היכן נמצא הראש שלו" מה מעסיק אותו, לאן הוא מסתכל, היכן הוא משקיע את מרב זמנו, מי הם הגורמים העסקיים החיצוניים לארגון אתם הוא נפגש וכו.

יש מספר רב של גורמים המשפיעים על מיקומו של המנהל בארגון העסקי אותו הוא מנהל בין היתר נציין:

• מידת הציפיות וסוג הציפיות של בעלי העסק.

• מידת הסמכות שניתנה לו.(עד כמה הוא רשאי לשנות דברים)

• סוג הפעילות של העסק.(תעשייה,שירותים,מסחר)

• סוג העסק/ארגון (פרטי,פרטי עם שותפים,ציבורי,ממשלתי)

• הדינאמיקה העסקית (תדירות וקצב השינויים)

• מורכבות העסק.(טכנולוגיה,כוחות השוק,מספר שווקים שונים)

• היקפי הפעילות של העסק.(מחזורי מכירה,מס' מועסקים)

• המבנה הפונקציונאלי של העסק.(מספר הפונקציות בעסק)

• המבנה הארגוני של העסק.(מדרג היררכי של דיווח ואחריות)

• התרבות הארגונית והניהולית של הארגון/עסק .(נהלים,ישיבות דיווח ותאום)

• הפיזור הגיאוגרפי.(מרכזי, מפוזר)

• סטטוס המנהל (בעלים,שכיר)

• הניסיון הניהולי של מנהל העסק.(הניסיון בתחום, תחום דומה ,אחר)

• מידת הביטחון העצמי של המנהל ביכולתו.(תכונות אישיות)

• תפיסת העולם הניהולית של המנהל (ריכוז סמכויות, ביזור,מנהל צוות או מפקד כל יכול).

• מידת האמון שהוא נותן בעוזריו.(פתיחות לתת ולקבל)

• מערכת הדיווח הקיימת בעסק.(סוגי המידע הדיווח, תדירות העדכון)

• מידת הביטחון במערכות המידע בעסק.(אמינות מלאה, או על תנאי)

אלה חלק מהמשתנים בכל ארגון/עסק ואצל כל מנהל עסק והם מהווים שיקול נכבד בהחלטה לגבי רמת המעורבות. טוב אז בכל זאת, איך ניתן להבין את המשמעות של המיקום בארגון.?

נניח שכל מנהל עסק, יודע ומבין את מידת האחריות שלו להצלחת העסק, יהיה מעורב בהצבת היעדים העסקיים, יהיה שותף לקביעת האסטרטגיה העסקית, יהיה מעורב בטקטיקה ליישום ויעסוק בניהול השוטף, האם זמנו יספיק לכך ?

זמנו של מנהל מוגבל והוא איננו יכול להיות בכל מקום ובכל זמן ולעסוק בכל דבר, הוא צריך לבחור מה לעשות, כמה להיות מעורב ובאיזה תדירות.

ננסה לחדד ההסבר בדוגמא הבאה:

נניח שאנו חובבי אמנות מקצועיים ואנחנו נכנסים למוזיאון, לראות תמונה מאד ידועה הנמצאת

באולם תצוגה ביחד עם תמונות נוספות, הפעולות שנבצע יהיו כדלקמן:

כניסה והתרשמות ממרחק על אולם התצוגה, התרשמות מכמות וסוג המבקרים באולם,סריקה מהירה של כל המוצגים. נגדיר זאת כהסתכלות אסטרטגית והיא כוללת בנוסף: זיהוי מיקום התמונה שהיא מטרת הביקור. התרשמות מהירה מהגודל והמיקום בו היא תלויה. התרשמות יחסית מהתמונה ביחס לתמונות הנוספות לידה או בסביבה. התבוננות באנשים הסובבים אותה. בשלב זה אנו נמצאים במיקום האסטרטגי.

השלב הבא יהיה התקרבות איטית תוך צמצום זווית הראיה, ההתקרבות גורמת למיקוד בתמונת המטרה. כעת ניתן להתרשם רק מהתמונה ללא התייחסות לתמונות שלידה, אבל אנחנו לא רואים במדויק את סימני המברשת שעל הבד, גם לא רואים את הפתוחים של המסגרת ולא את חתימת הצייר.בשלב זה אנו נמצאים במיקום הטקטי.

השלב הבא יהיה התקרבות נוספת , התקרבות עד לתמונה ממש כעת רואים את סימני המברשת, פגעי זמן,פרטי המסגרת, אבל בשלב זה לא רואים תמונה רואים זום חלקי של התמונה. כעת אנו נמצאים במיקום התפעולי.

בדיוק במקום שבו נמצא הצייר כאשר צייר את התמונה. לאחר שזיהינו את שלושת המיקומים אנו צריכים להחליט היכן אנו רוצים לעמוד, התשובה תהיה לשאלה מה באנו לראות מה מעניין אותנו בעקר. אנו יודעים שבכל מיקום נראה דברים שונים.

כך גם בפעילות העסקית קרוב מדי לפעילות תאפשר שליטה על הפרטים הקטנים, אך תמנע ראייה של כל המערכת, כמו כן תמנע ראייה של הסביבה העסקית וכוחות השוק הפועלים בה. רחוק מידי מהפעילות תאפשר ראייה של המערכת והסביבה העסקית, אך תמנע מעקב אחר הפרטים הקטנים.

בארגונים גדולים מלאכת הניהול התחלקת בין גורמים שונים הממוקמים בשלושת הרמות שצוינו, מנהל הארגון ממקם את עצמו לפי הגורמים שצוינו בתחילת המאמר. בארגון קטן הנעדר גורמי ניהול, המנהל נצא לרוב באזור שבו הוא מרגיש הכי נוח או באזור שבו הוא נדרש להיות.

המרחק של המנהל צריך להיות כזה שמאפשר לראות את מה שחשוב בתוך המערכת ומחוץ למערכת, נדרש להתקרב ולהתרחק מידי פעם לצורך השלמת מידע ולקבלת פרספקטיבות חדשות על העסק ועל הסביבה העסקית הקרובה והרחוקה.