כאשר עסק איננו מרוויח על ציר זמן, או כאשר מגלים שלא ניתן לעמוד בתקציב, נושא הקיצוצים בעלויות עולה מיד על הפרק ע"י ההנהלה, לעיתים הקצוצים מוגדרים כפעולות ייעול, זה נכון אם מקצצים עלויות בעלות תועלת נמוכה, לעיתים דווקא העלות שמקיימת תועלת מדומה או חלקית נשארת ועלות שמפיקה תועלת אמיתית ועודפת מקוצצת.
ככל שהארגון יותר קטן הוא יותר ער לעלויות ומזהה ביתר קלות תועלות המופקות מהעלות, בארגון גדול זה יותר מורכב ולעיתים אפילו מסובך. ככל שהארגון מסודר יותר והכפיפויות ההיררכיות ברורות ולמנהל יש שליטה מלאה על מה שנעשה בתחום אחריותו, ניתן לשייך באפן ברור תועלות לעלויות אבל במקרים רבים זה לא כך.
בעלויות עקיפות קל לזהות את העלות, אבל קשה לזהות את התועלות ברמת העמסה למוצר או למרכז עבודה, בהעמסת עלות עקיפה , למעשה ההנחה היא שהתועלת המופקת מהעלות מתחלקת באותו יחס על גורם העמסה, בהנחה זו יש שתי אפשרויות לשגיאה. 1.אין בטחון שהתועלת הכוללת המתקבלת שוות ערך לעלות הכוללת, 2. במידה וכן, אין בטחון שהעלות המועמסת באופן יחסי גם מספקת תועלת באותו יחס.
הדבר דומה לעץ השתול בחצר ומספק צל למספר חצרות סמוכות, חלוקת המיים שצורך העץ מתחלקת לא לפי התועלת (צל) אלה לפי שטח החצר הסמוכה שבה הוא שתול, במידה והעץ יעקר החצרות הסמוכות יפסידו רק צל, כי לא שילמו מים (יחס תועלת העלות הוא אין סופי), החצר שבה צמח העץ, תפסיד צל אבל "תרוויח" את עלות המים שתיחסך.
לדוגמא: העמסת עלות חשמל על מרכזי עבודה מתבצעת לרוב על בסיס נפח שעות, בפועל אין בהכרח זיקה בין צריכת החשמל במרכז העבודה, לבין התפוקה בשעות.
דוגמא נוספת: העמסת עלות ניהול עקיפה (תפ"י, אבטחת איכות), אין בהכרח זיקה בין השעות שמשקיעים גורמים אלה בפועל במרכז העבודה הרלבנטי, לבין העמסת עלותם על בסיס השעות של אותו מרכז עבודה,
המשמעות של הדוגמאות, שהתועלת המתקבלת על ידי מקבל השרות איננה בהכרח זהה לעלות שהועמסה עליו, למרות שיתכן שסה"כ התועלות המסופקות על ידי יחידות אלה, זהה לסה"כ עלותם המועמסת.
דוגמא: הוחלט לקצץ שרות זהה שניתן לשתי מחלקות בארגון, עלות השרות הועמסה לפי שעות מחלקתיות. עלות השרות למחלקה א' גבוה מזה של מחלקה ב', יחס תועלת העלות של מחלקה א' גבוה מיחס תועלת העלות של מחלקה ב' (מחלקה א' מפיקה מהעלות יותר תועלת מאשר מחלקה ב'). הקיצוץ של השרות יפגע במחלקה א' יותר מאשר במחלקה ב', למרות שמחלקה א' תחסוך מהקיצוץ יותר עלות, היא תאבד גם יותר תועלת.
המשמעות יש לדעת שכל קיצוץ בעלות, מקצץ גם את התועלת המופקת מעלות זו, אם התועלת המופקת היא אמיתית וייחודית עלול להיגרם לארגון נזק.
בכדי למנוע קיצוץ שעתידים להצטער עליו כדאי לבצע מיון מקדים של עלויות ותועלות מופקות
תהליך השוואת תועלת מופקת מעלות:
מיון סוגי עלויות רלבנטיות לקיצוץ או כל Vעלויות בארגון .
מול כל עלות יש להציב תועלת מופקת מהעלות.
לכל תועלת יש לציין את הסיווג ואת המקום/תחום שבו היא מוסיפה ערך.
יש לכמת את שווי התועלת בכסף או בשיעור כסוי העלות (תועלת שוות ערך80% עלות)
יש למיין את שווי התועלת בסדר יורד (תועלת גבוהה ראשונה נמוכה אחרונה).
יש לסכם את סה"כ העלויות וסה"כ התועלות.
במצב זה מתקבלת תמונה של שעור שווי התועלת מול סה"כ עלויות נבדקות.
כאשר רוצים לקצץ עלויות בוחרים את העלויות המפיקות את התועלת הנמוכה ביותר.
להלן מס' הנחות הקשורות ליחסי עלות/ תועלת,תועלת/עלות
הנחה מס' 1: "לכל תועלת יש עלות"
הנחה מס' 2: " לא לכל עלות יש תועלת"
הנחה מס' 3:" התועלת היא ערך חיובי והעלות ערך שלילי"
הנחה מס' 4: "העלות מזינה פעילות או תהליך המהווים צורך אמיתי או מדומה"
הנחה מס' 5: ,העלות מופיעה לרוב לפני התועלת"
הנחה מס' 6: "את העלות קל יותר לזהות ולכמת מאשר את התועלת"
סיווג תועלות:
תועלת גלויה -תועלת ידועה וברורה שניתן לזהות את קיומה ולהעריך אותה.
תועלת סמויה -תועלת שקיימת ברקע ושלא ניתן לזהותה מידית.
תועלת ישירה -תועלת שניתן לשייך אותה באופן ברור לתהליך או גורם עלות.
תועלת עקיפה -תועלת שלא ניתן לשייך אותה ישירות לתהליך או גורם עלות.
תועלת מידית -תועלת המתממשת מיד עם קיום התהליך או גורם העלות.
תועלת ברבוע - תועלת הנוצרת מתועלת אחרת ואיננה קשורה ישירות לעלות
תועלת מאוחרת -תועלת המתממשת במועד מאוחר לאחר קיום התהליך.
תועלת נקודתית -תועלת חד פעמית.
תועלת מתמשכת -תועלת לאורך זמן.
תועלת מפוצלת - תועלת המופיעה במספר מקומות ומופקת מגורם עלות אחד.
תועלת מדומה -תועלת שנתפסת כקיימת אך לא הוכחה.
תועלת אובייקטיבית -תועלת הניתנת להערכה כמותית.
תועלת סובייקטיבית -תועלת לא מדידה הנתפסת כקיימת רק בעיני גורם מסוים.
תועלת חלקית -תועלת הנמוכה מהעלות הקשורה.
תועלת מלאה -תועלת השווה לעלות הקשורה.
תועלת עודפת - תועלת הגבוהה מהעלות הקשורה.
לכל תועלת ממספר שילובים אפשריים
תועלת נבחנת בהתייחס לנהנים(ארגון או אדם), ובהתייחס לתהליך או הגורם המקיימים אותה.
העלות נבחנת ביחס לתועלת שהיא מפיקה
גורם עלות אחד עשוי להפיק יותר מתועלת אחת.(שילוב תועלות)
תועלת אחת עשויה להתקבל ממספר גורמי עלות.(שילוב עלויות)
שליטה מלאה על העלויות והתועלות המופקות מהם, מאפשרת גם לזהות פוטנציאלים לשיפור לאו דווקא לקצץ את העלות, אלה לשפר את התועלת המופקת, קרי לקבל יותר תועלת עבור אותה עלות המשמעות, ייעול.